Einkauf

Ohne uns wären die Büros leer.

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Seit meinem letzten Beitrag im vergangenen Jahr ist viel passiert und ich konnte in meinem ersten Lehrjahr einige Einblicke in andere Abteilungen, dem Service-Center und der Auftragsabrechnung, gewinnen. Nun berichte ich über meine aktuelle Station – den Einkauf.

Was macht eine Einkaufsabteilung?

Bei den Stadtwerken Uelzen werden die Lieferungen kontrolliert

Du kannst dir bestimmt etwas unter einer Einkaufsabteilung vorstellen, da es ein sehr umgangssprachlicher und allgemeiner Begriff ist.

Doch was machen wir wirklich?

Also allgemein kann man sagen, dass sich der Einkauf um die Materialbeschaffung kümmert. Dies geschieht mithilfe von Bestellungen, die immer unterschiedliche Hintergründe haben können:

Entweder wir bestellen Material für unser Lager, für einen Monteur, der es zur Weiterverarbeitung benötigt oder eine Dienstleistung eines anderen Unternehmens. Dies kann zum Beispiel der Tiefbau für die Verlegung von neuen Rohren oder Kabeln sein.

Des Weiteren wird Material für Projekte bestellt. Diese werden am Jahresanfang bekannt gegeben und der Einkauf überprüft mithilfe von Materiallisten, welcher Bestand im Lager vorhanden ist und welches Material bestellt werden muss. Ein Projekt kann z.B. die Versorgung eines Neubaugebietes mit Strom, Gas und Wasser sein, es müssen Leitungen sowie Rohre und Hausanschlüsse verlegt und hergestellt werden. Außerdem gehört das Buchen und Überprüfen von Eingangsrechnungen zu den täglichen Aufgaben.

Büromaterial muss immer vorhanden sein

Der mycity Materialschrank ist immer gefüllt.

Eine weitere Tätigkeit ist das Bestellen von Büromaterial. In unserem Büro haben wir einen Schrank, in dem Bürobedarf, wie z.B. Stifte oder Notizblöcke, gelagert werden. An diesem Schrank kann sich jeder Kollege bedienen, weshalb in regelmäßigen Abständen kontrolliert wird, ob noch genug von allem vorhanden ist, oder ob wir noch Material nachbestellen müssen. Muss Büromaterial bestellt werden, geschieht dies telefonisch bei einem bestimmten Lieferanten. Vorher müssen wir uns in einem Onlinekatalog die Artikelnummern und die Preise raus suchen, damit das Richtige bei uns ankommt.

Ist dies geschehen, bekommen die Stadtwerke Uelzen eine Auftragsbestätigung des Lieferanten, die mit der Bestellung abgeglichen werden muss. Im Normalfall kommt die Lieferung bereits am folgenden Tag an. Anhand der Unterlagen wird geprüft, ob das bestellte Material in der richtigen Menge geliefert wurde. Stimmt alles überein, kann das Material im Schrank einsortiert und der Lieferschein gebucht werden. Gibt es Abweichungen, halten wir Rücksprache mit dem Lieferanten und versuchen, die beste Lösung für uns alle zu finden. Das ist häufig unkompliziert, denn man kennt sich und arbeitet schon seit einigen Jahren zusammen.

Doch das war noch nicht alles, denn im Keller ist ein großes Papierlager, in dem Geschäftspapier sowie blanko Papier in A4 und A3 gelagert wird. Außerdem sind Briefumschläge in den Größen A4-A6 vorhanden. Der Einkauf ist dafür zuständig, dass immer genug von allem vorhanden ist,

Keine Langeweile

Wie du siehst bestellt sich das Material nicht von alleine und jemand muss immer den Überblick behalten. Es wird also nie langweilig. Weitere Aufgaben sind die Ablage von Lieferscheinen und Bestellunterlagen, die Übergabe und Abstimmung mit dem Lagermitarbeiter sowie das Bearbeiten und Verteilen von Bestellmappen. Die jährliche Inventur gehört auch zu den Aufgaben des Einkaufs. Die Inventur ist eine Bestandsaufnahme der Lagergegenstände. Die Bestände werden zum Jahresende gezählt und mit den zuvor erstellten Listen im System abgeglichen.

Hast du Fragen? Dann melde dich bei mir.

Hendrik

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Verfasst von Hendrik Bode